Escrito por: Rogério Falzoni – Diretor Executivo da Gi BPO, divisão de Business Process Outsourcing da Gi Group Brasil.
Se você acompanha nosso blog já descobriu o que é Robotic Process Automation (RPA) e como ele traz benefícios para os funcionários e empresas. Mas todo este benefício só pode vir a partir de uma implementação do RPA com todos os cuidados necessários para mitigar e eliminar erros que podem ser críticos.
Lição fundamental para sucesso da mudança na forma de trabalhar e do mindset do negócio: Todo processo desde sua concepção até implementação e gestão do dia a dia deve ter o envolvimento das áreas de negócios envolvidas.
A eficácia de serviços gerenciados com automação e a extensão em que as tecnologias atuam, criam uma experiência satisfatória para os envolvidos, em um local de trabalho moderno e mais ágil. Importante que a alta liderança da empresa apoie na resolução de obstáculos técnicos, operacionais e psicológicos.
Vamos ver os cuidados e passos do processo de implementação.
Equipe deve ser engajada na concepção, planejamento e execução do RPA
Na confluência de negócios e mudanças desse tipo, os funcionários querem se sentir valorizados e seguros. É importante um bom plano de comunicação para que esteja claro que se trata de uma evolução no modelo de execução das tarefas visando que a equipe tenha mais tempo para focar em assuntos estratégicos.
O plano de implementação bem-sucedido de serviços gerenciados utilizando soluções de automação incentivam canais de comunicação que mantêm os procedimentos abertos e transparentes. Depois que os funcionários perdem o medo do algoritmo desconhecido e compreendem os benefícios, eles têm interesse em garantir o sucesso do novo modelo. Idealmente, os protocolos de implementação e os mecanismos de feedback dos funcionários devem andar lado a lado em todos os estágios da implementação do projeto.
Implementar soluções de automação para toda a empresa, em vez de adoção em partes
Serviços gerenciados com automação mudam significativamente a maneira como as empresas funcionam e melhoraram a maneira como as pessoas trabalham, o algoritmo das soluções deve se incorporar a toda a empresa.
A implementação não deve se limitar a uma divisão ou subgrupo. Automações pensadas para toda a empresa e planejadas em etapas, garantem que as implantações futuras compartilhem conhecimento e experiência acumulada. Você verá a eficiência operacional e o envolvimento dos funcionários crescerem projeto a projeto e simultaneamente.
Adote uma abordagem cuidadosa e compassiva para com os funcionários que manobram mudanças iniciadas pela RPA
Por sua natureza, os trabalhadores respondem emotivamente e não racionalmente à mudança, particularmente à mudança que causa perturbações. Um medo avassalador agarra o processo do pensamento: “Essa mudança selará meu destino?” Ao superar o fator de preocupação no início da implementação de serviços gerenciados automatizados, você interrompe os sentimentos negativos dos objetivos de automação prejudiciais.
O gerenciamento de mudanças deve abordar diretamente as consequências emocionais das pessoas, em vez de influenciar os fatores racionais. Se o funcionário estiver seguro de que a máquina não está substituindo trabalhadores, mas está capacitando o esforço humano, os projetos de automação e serviços gerenciados, tendem a ter um grande sucesso se tornam menos estressantes.
Algumas palavras de sabedoria sobre as limitações da RPA
Garbage in Garbage out (GIGO) é um conceito que todos sabemos, onde se ilustra que uma entrada inadequada gera um resultado inadequado. Isso também vale para implementação de um Outsourcing de Serviços Gerenciados com automação ou mesmo um projeto interno de automação. Antes do processo de implementação, você deve corrigir as deficiências no processo de negócios existente. Se a operação do negócio for estruturalmente defeituosa e ineficiente, o projeto de automação pode refletir e possivelmente aumentar essa ineficiência. Ao melhorar a qualidade estrutural e a integridade do processo de negócios, você aumenta as chances do projeto ser implementada com êxito.
O processo de negócios passa por mudanças contínuas por meio de adições de políticas, exclusões, alterações de interfaces e atualizações de segurança. Os robôs precisam de manutenção, e revisões regulares para manter sua flexibilidade e se adaptar às mudanças nos sistemas. Os robôs deixados sozinhos não farão o trabalho esperado deles. Se você realmente deseja que um serviço com automação funcione para sua empresa, evite visualizá-lo como uma ferramenta única para resolver os problemas de tecnologia. Veja a jornada de automação como um conjunto de tecnologias que serão utilizadas na reengenharia dos processos de negócios.
Agora, pequenas, médias e grandes empresas estão contratando empresas especializadas que tem profundo conhecimento de ferramentas para mapear, analisar e desenhar soluções de automação sob medida para seus processos de negócios. As empresas estão buscando medidas para resolver problemas de produtividade, reavaliar custos e melhorar a eficiência da entrega para que consigam se manter competitivas no cenário cada vez mais concorrido.
A empresa precisa analisar e confiar no seu parceiro de negócios e na sua expertise em processos similares utilizando softwares de automação como RPA, BPMS, IA entre outros que tratam um grande volume de dados e toda a responsabilidade inerente ao tratamento de dados. Você deve optar por uma empresa de BPO ou um implementador que possua protocolos de análise incorporados confiáveis e que ofereçam análises periódicas sobre a eficiência do serviço prestado.
Quer saber como podemos te ajudar nessa jornada?
A Gi Group é uma multinacional presente em 52 países e atendimento a mais de 10 mil clientes, somando ao longo de seus 22 anos grande expertise em BPO utilizando ferramentas para automação de processos.
Contando com diversas parcerias com as principais empresas de tecnologia de automação do mundo e equipe altamente qualificada em processos de Outsourcing, nossos especialistas ajudam desde a análise de requisitos, mapeamento do processo até a implementação do serviço gerenciado, entrega de KPIs e melhoria contínua do serviço.